Cuando se habla de “Kick off” muchos piensan en el fútbol si bien esta expresión se utiliza muchísimo en el deporte rey en alusión, a las patadas que se dan al balón, pero también es un término que tiene relación con las empresas y con el inicio del trabajo de esta. Veamos a continuación para entender mejor a qué se refiere, cuáles son los mejores Ejemplos de Kick Off.
Las reuniones “Kick-off”
Cada vez las empresas buscan nuevas técnicas de mercadeo y tácticas para seguir creciendo, los ejemplos de Kick Off se están presentando con mucho auge recientemente, su traducción al español sería “Patada Inicial” y la idea de reunir a todos los empleados involucrados en un proyecto en común y poder explicar todo lo necesario, desde información vital sobre el cliente, especificaciones, detalles, o cualquier información que sea relevante para todos los colaboradores de la compañía es sumamente eficaz, ayuda a definir de forma rápida y específica todos los puntos que serán asignados, con conocimiento de los demás involucrados, a dispersar dudas, y a transmitir la información de forma correcta y clara.
Los ejemplos de Kick Off no solo se basan en reunir al personal y explicar el proyecto que se realizará, después de la “Patada Inicial” se deben seguir ciertas pautas para completar un Kick Off exitoso, este tipo de método para impulsar un proyecto de forma rápida y eficaz requiere de mucha participación de los “jefes” o personal encargado.
El trabajo como tal de ellos dentro de un Kick Off es motivar y mantener encaminados a los empleados participantes en el proyecto, si es necesario realizar una segunda o tercera reunión para aclarar posibles situaciones desfavorables, como un desajuste en el presupuesto pautado o algún requerimiento nuevo del cliente para anexar al proyecto, todo debe ser rápido y sobre la marcha; ya que los Kick Off se aplican más que todo con clientes exigentes que solo quieren sus ideas materializadas en el menor tiempo posible.
Como se desarrolla una reunión inicial
De este modo, una reunión inicial es la primera reunión entre las partes interesadas del proyecto . Esta reunión se puede llevar a cabo entre las partes interesadas del proyecto de alto nivel, como el patrocinador del proyecto, la administración y el gerente del proyecto.
Por ello, a nivel de proyecto, puede tener esta reunión con los miembros de su equipo. Como todos los miembros de su equipo son nuevos, esta será su primera reunión juntos.
Si el proyecto es pequeño, puede tener solo una reunión de proyecto con todos los miembros de su equipo antes de comenzar el trabajo del proyecto. Sin embargo, si el proyecto es grande, puede tenerlo al comienzo de cada fase.
Si el proyecto es muy grande, complejo y extendido en un área geográfica grande y desea tener una reunión inicial, puede tenerlo. Sin embargo, en este caso, la reunión será una reunión de inicio virtual donde todos los participantes pueden comunicarse entre sí a través de Internet.
¿Cuál es el propósito de una reunión inicial?
Una reunión inicial es la primera reunión con las partes interesadas del proyecto.
Uno de los objetivos de la reunión inicial es conocerse entre sí, ya que todos los miembros del equipo del proyecto son nuevos y no se conocen, es importante tener una sesión de familiarización.
Aquí presentará al patrocinador del proyecto, la alta dirección, los clientes clave y otras partes interesadas importantes.
El otro objetivo de una reunión inicial es informar a todos los miembros sobre los objetivos, supuestos, limitaciones , entregables, desafíos, metodologías, procedimientos, planes, entorno de trabajo, etc. del proyecto.
Los miembros del equipo del proyecto pueden hacer preguntas si necesitan una aclaración.
Una reunión de inicio exitosa asegura que todas las partes interesadas del proyecto estén en sintonía y entiendan bien los objetivos del proyecto. Esto les ayudará a completar el proyecto de manera más eficiente.
Las empresas responsables se encargan de trabajar a toda máquina para hacerl posible el proyecto, y así garantizar la rapidez, eficacia y excelencia más allá del recurso económico. De esta manera el cliente obtiene su proyecto con excelentes resultados, la empresa recibe mayor prestigio por sus servicios prestados y en espera del próximo proyecto para aplicar un Kick Off exitoso, mientras mejor se desarrolle esa patada inicial, mejor será la empresa y por ende surgirá más rápido.
Ejemplo de Kick-off
Veamos ahora como podemos desarrollar una de estas reuniones Kick-Off para llevar a cabo un proyecto a modo de ejemplo.
Los siguientes son algunos pasos para conducir una reunión Kick-Off exitosa.
Establecer la agenda
Éste es el paso más importante. Debe decidirse claramente qué elementos se van a discutir en la reunión.
Por ejemplo, puede incluir la sesión de presentación, la introducción al proyecto y sus objetivos, hitos, suposiciones, restricciones y finalmente la sesión de preguntas y respuestas.
Se debe enviar esta agenda a todos los asistentes con anticipación para que puedan prepararse para la reunión. También se debe distribuir justo antes de que comience la reunión.
Llevar a cabo la reunión
Como gerente de proyecto, tendrás que dirigir y dirigir la reunión.
Te presentarás y pedirás a otros que hagan lo mismo. Después, discutirá la agenda y les dirá a los asistentes qué va a discutir en la reunión.
Explicará el estatuto del proyecto y su contenido, como los objetivos del proyecto, los supuestos del proyecto de alto nivel y las limitaciones. Tienes que decir que, dado que esta es la etapa inicial, necesitarás su ayuda para desarrollar el plan detallado de gestión del proyecto .
Establece las expectativas con claridad. Por ejemplo, explíca cuántos días tendrán que trabajar, la rotación y cómo se otorgará la licencia.
Explicael sistema de comunicación e informes. Por ejemplo, en qué formato necesitas los informes y la frecuencia con la que las reuniones o la comunicación deben realizarse.
Clausura de la reunión
Al final de la reunión, tendrás una sesión de preguntas y respuestas. Aquí, los participantes pueden hacer cualquier pregunta que puedan tener sobre el proyecto. Agradecerás a todos los participantes y les pedirá que se pongan en contacto contigo para aclarar cualquier duda o hacerte más preguntas.
Una vez que la reunión haya terminado, preparará las actas de la reunión y las enviará a todos los asistentes para su revisión. También se te comunicará con cualquier parte interesada importante que no haya venido a la reunión. Les enviará el acta de la reunión y tendrás una reunión individual si es necesario.
Beneficios de una reunión Kick-off
Los siguientes son algunos de los beneficios de una reunión inicial:
- Ayuda a los miembros del equipo a conocerse entre sí.
- Demuestra la autoridad del administrador del proyecto y las habilidades de liderazgo.
- Ayuda a los miembros del equipo a comprender los objetivos del proyecto.
- Ayuda a los miembros del equipo a comprender los hitos, los riesgos, las suposiciones y las limitaciones del proyecto.
- Ayuda al gerente de proyecto a obtener el apoyo de todos los interesados.
- Da la oportunidad a todos los asistentes de hacer preguntas y obtener claridad.
- Trae a todos los interesados a la misma plataforma.
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